まず電子帳簿保存法について

2022年に改正された電子帳簿保存法は、企業が財務情報を電子的な形式で保存し、保管することを義務付ける法律です。この法律の目的は、電子帳簿の信頼性と完全性を確保し、会計情報の保全と検証を容易にすることですが法律対応に追われる企業が多いのが現状です。

• 電子帳簿保存:自社で作成した帳簿や書類のデータの電子保存する
• スキャナ保存:取引先から受け取った紙の書類をスキャンして電子保存する
• 電子取引（義務）:取引先とデータでやり取りした書類（メールの添付PDFなど）を電子保存する

この3つの区分が法律の対象範囲となりました。この中で「電子帳簿保存」「スキャナ保存」は任意の対応で問題ないのですが「電子取引」に関しては企業規模に関係なくすべての事業者が対応しなければいけない「義務」となっています。

電子データ保存時に求められる要件

• 真実性の確保
• 可視性の確保（検索要件）

この2つの要件が電子データの保存時に求めらる義務となります。まず「真実性の確保」ですが、データの記録事項の訂正や削除、入力修正などの事実内容を記録し確認できるようにすることを指します。もう1つの「改正の確保」とは、取引日時や取引金額などの記録事項による検索が速やかに行えることを指します。この2つをクリアするためにはシステムや機器の導入が必要になってきます。

電子帳簿保存法に違反した場合の罰則

• 青色申告承認の取り消し
• 追徴課税
• 推計課税
• 会社法による過料

この4つの罰則が課せられます。会社にとってデメリットでしかないので事前に対策することが重要ですね。

タイムスタンプとは？

電子帳簿保存法に対応するタイムスタンプとは、電子帳簿の作成、変更、保存、送信などの重要なアクションが行われたタイミングを確実に証明するためシステムです。要するに「タイムスタンプを付与することで保存した日時を証明し、不正な改ざんなどを防ぐ」というのが主な役割です。このタイムスタンプを使えば必要な要件を簡単にクリアすることができるので多くの企業に導入されています。手動で行うものから自動で付与してくれるようなサービスや機器まで様々な付与方法があります。

タイムスタンプの付与方法

タイムスタンプの付与方法にはいくつかありますのでご紹介します。

クラウドサービスで付与

クラウドサービスにデータをアップロードすることでタイムスタンプを付与し、クラウド上に保存するようなサービスがあります。メリットとしてはインターネット環境があればどこからでも利用できるのと、月額制なので機器を導入する必要がなく初期費用を抑えられるところです。

デメリットとしては、データ保存する容量によって追加の月額費用が発生してしまうところです。取引の数が多い場合、検討しなければなりません。

専用サーバーで付与

タイムスタンプ専用のサーバーを導入して付与することができます。初期費用（機器代）はかかってしまいますが、クラウドサービスよりも操作する側のアクションを減らせるので運用が簡単です。仕組みとしては、サーバー内のフォルダにデータを保存すると自動でタイムスタンプを付与してくれるといったものです。クラウドサービスに不安がある方はこちらの専用サーバーがおすすめです。

おすすめのタイムスタンプ対応方法

eドキュメントクラウド

ミロク情報サービスが提供する「eドキュメントサービス」は電子取引のデータをクラウドにアップロードすることでタイムスタンプの付与から保存、検索を可能にしてくれるクラウドサービスです。クラウドの操作画面もわかりやすく、操作に慣れるまでにそこまで時間をかけずに運用できるような利用者に優しいサービスとなっています。

データ容量による月額プランがいくつか用意されているので、規模やコストに応じて自社に合ったサービスを導入することができます。

公式サイト:MJS e-ドキュメントCloud

タイムスタンプ専用NASサーバー（IO-DATE）

IO-DATEが提供しているタイムスタンプ専用のNASサーバーで、セイコーソリューションズが提供するタイムスタンプソリューション「eviDaemon（エビデモン）」を組み込んだ特定用途向け端末です。有効期限10年のタイムスタンプ付与やその検証をすることが可能です。この一台で要件をクリアできるので、とにかく楽にスムーズにタイムスタンプを付与したいという方におすすめです。

電子帳簿保存法で困ったらタイムスタンプで！

電子帳簿保存法が本格化したことで日本中の企業がてんやわんやですね…しかし、罰則がある以上は対応しなければなりません。先延ばしにせず早めの対応をすることで安定した運用と罰則への対策が可能となります。ルートシステムでは、電子帳簿保存法やインボイスといった事業者に対する法律に対してITのチカラでサポートします。まずはお気軽にお問い合わせください！