2023/03/11

Google Workspaceで何ができる?
おすすめの使い方と事例を解説

そもそも「Google Workspace」 とは何か?

「Google Workspace」とは、Google社が提供するクラウド型のグループウェアです。ビジネスで欠かせないツールが網羅されており、スケジュール管理・Webメール・チャット・ビデオ通話・Microsoft社が提供するOfficeアプリと同等以上の機能を持ったスプレッドシートやドキュメントなど様々なアプリケーションが利用可能となります。「G Suite」とは何がちがう?

「Google Workspace」の前のサービス名が「G Suite」です。単純に名前が違うだけではなく、サービス名が変わると同時にサービス内容が大幅にアップグレードされました。基本的なメールやカレンダーはあまり大差ないのですが、「Google Workspace」とは別のサービスとのコラボレーションが強化され様々な連携が可能となりました。2020年10月6日からサービス名が「Google Workspace」に変更されロゴやアイコンのデザインが一新されました。

「Google Workspace」で利用できるアプリケーション一覧

次に「Google Workspace」で実際に利用できるアプリケーションをまとめてご紹介します。

Gmail

「Gmail」とは、ウェブメールサービスです。通常のメールソフトでできることは一通り網羅していて、特に秀でているのは優れたメールフィルタリングがデフォルトで備わっていることです。「出社してまず迷惑メールを削除する」と言った日々の無駄な業務がかなり楽になります。セキュリティ対策の面でも高い評価を得ていて、世界最高水準のセキュリティを有するGoogle社のセキュリティに対する企業努力を感じます。Web上のメールサービスなのでインターネット環境さえあればPCやスマートフォン、タブレットなど様々な端末で利用できます。クラウ上で完結するので、よくある「会社のPCにしか送信済みメールが入っていないから確認できない…」なんてことも起こりません。わたしも実際に利用していますがかなり使いやすいデザインで機能面でも今のところ困ったことはありませんし、スマートフォンアプリもリリースされているのでPC・スマートフォンどちらでも重宝しています。

Google カレンダー

「Google カレンダー」とは、ウェブ上で共有できるスケジュール管理サービスです。使い方は簡単で、クラウド上のカレンダーにスケジュールを登録するだけで共有ができてしまう便利なグループウェアとなっています。インターネットさえあればどこからでもアクセスして利用できるのでいつでもリアルタイムなスケジュール管理が可能です。そのほかにスケジュールが近づくと通知してくれたり、スケジュールに別のアカウントを招待し共有することも可能です。ただのカレンダーだけの機能以外にも使い道はたくさんあり、多くの企業で採用されています。こちらも実際に使っていますが、デザインがシンプルで見やすいことと通知機能がとても便利だなと思いました。

Google Chat

「Google Chat」とは、チャットサービスです。多くの方が利用している「LINE」のようなサービスで、メールとは違い1画面の中で気軽の連絡が取り合えるサービスとなっています。他のチャットサービスと違うところは、やはりGoogleの他のサービスとの連携でいくらでも使い道ができることでしょう。チャット内で「スプレッドシート」「ドキュメント」を共有できたりします。

Google Meet

「Google Meet」とは、ビデオ会議ができるサービスです。ちなみに前までは「Google ハングアウト」という名称でした。代表的なビデオ会議ツールで「Zoom」た「Skype」などがありますが、ほぼ同等の機能を持っています。他のサービスとの違いとしてはやはりGoogleの他のサービスとの連携や高いセキュリティが挙げられます。「Zoom」などのビデオ会議ツールの使用はセキュリティリスクがどうしても付きものです、世界最高標準のGoogleなら安心ですね。

Google ドキュメント/ スプレッドシート/スライド

「Google キュメント/ スプレッドシート/スライド」とは、ウェブ上で利用できるドキュメントや表計算、プレゼンテーションなどの作成・編集が行えるサービスです。類似するものとしてMicrosoft社の「Word」「Excel」「PowerPoint」があります。比較して1番のメリットはリアルタイムで複数人での共同編集が可能で、編集したデータを毎回メールなどでやりとりする必要がなくなるので作業効率が上がります。ちなみにOfficeの「Word」「Excel」「PowerPoint」とは互換性があり、変換してエクスポートしたデータを「Word」「Excel」「PowerPoint」で編集することも可能です。

Google WorkspaceMicrosoft Office
端末へのインストール必要なし各端末へ必要あり
動作環境クラウドサービスオンプレミス
リアルタイム更新複数人で可能不可
アプリのアップデート必要がなく常に最新リリースの度に必要

Google フォーム

「Google フォーム」とは、アンケートや申し込みフォームなどを簡単に作成できるサービスです。URLのリンクを相手に送ることで複数人にアンケートなどを行うことができます。さらに集計や分析もウェブ上の画面で簡単に確認できるので様々な場面で活用されています。わたしも実際に利用したことがあるのですが、社内での情報収集ということでリンクを各社員に送付してデータの主計や分析を行ったところ、とてもスムーズに完結しました。1人づつ聞いて回ったりしてメモを残す必要が一切なく、作成したテンプレートに沿ってアンケートなどを実施できるのでとても便利なサービスだと思いました。

Google Keep

「Google Keep」とは、メモの作成、共同編集や管理ができるサービスです。通常のメモツールと違うところはやはり共同編集できるところでしょう。Googleのサービスに一貫して言えることですがここは強みです。さらにGoogleのサービス内での連携で様々な使い方ができるため便利とされています。ウェブ上データを保存するのでインターネット環境さえあれば場所を選ばずにPCやスマートフォンなど様々な端末で利用できます。

Google ドライブ

「Google ドライブ」とは、Googleが提供するオンラインストレージのことです。ウェブ上にデータを保存することが主な使い道ですが、アクセス権の管理・設定や共有、リアルタイムでのデータ編集など様々な便利な機能があります。わたしも実際に利用していますが一言で言うとかなり便利です。ウェブ上で利用できるのでインターネット環境さえあればどこでも使えるのが1番の良いところです。あとは他の人にデータを共有する際にそのデータだけを共有できるので仕事でも活躍しています。

管理コンソール

これまで紹介したサービスの設定などを一元管理できるダッシュボードが「Google管理コンソール」です。主に下記のようなことが行えます。

  • ユーザーの追加や削除
  • アプリケーションの設定や管理
  • 支払いの管理
  • サービスについての最新情報の配布
  • サービス内での問題をアラート通知
  • ユーザーのグループ化やメーリングリストの作成
  • 組織部門の管理が可能で、ユーザーを部門ごとに分けてサービスなどの制限が可能
  • 組織で利用する端末を一元管理することが可能
  • 2段階認証をはじめとしたセキュリティに関する設定を各ユーザーごとに管理、設定することが可能
  • レポートの確認が可能で、セキュリティリスクやユーザーの行動などを集計できます
  • 組織の情報の変更など管理権限が必要なアクションが可能
  • 組織内に設定されたドメインを管理することが可能
  • 各ユーザーの権限の管理や設定が可能
  • 組織内でのルールを設定でき、不正が生じた際に通知で確認できます。
  • 全体の利用状況やGoogle Workspace内の状態をダッシュボードで簡単に確認できます。
  • チャットや電話、メールでGoogleのサポート担当者から支援を受けられます。

管理コンソールから設定を瞬時に反映できたり状況などの把握が簡単にできることから管理コストの削減に大きく貢献できるのではないかと思います。

便利だけどセキュリティは大丈夫なの?

結果から先に言ってしまうとGoogleのセキュリティは「安全」です。Googleのセキュリティに対する意識はとても高く、全ての従業員が共通して最重要だと思っているからです。他のサービスよりもセキュリティ性能が高いとされる理由としては次のようなことが挙げられます。

  • 徹底されたデータの暗号化処理
  • 自社カスタマイズのハードを導入した綿密なセキュリティ設計
  • 物理的にも高いセキュリティでガードされたデータセンター
  • 第三者機関による監査が徹底されている

このように世界最高標準とも言えるセキュリティ対策を実施しているため多くに企業から評価を得ているのでしょう。

「Google Workspace」のおすすめの使い方

次に実際の例と交えたおすすめのGoogle Workspaceの使い方についてご紹介します。会社の規模を問わずに共通した使い方となっていますのであなたの会社にも当てはまるかもしれません。

「Gmail」で迷惑メールを徹底排除・端末や状況を選ばずに利用

「Gmail」を導入して1番多い感想としては迷惑メールの数が圧倒的に減ったということでしょう。従来のメールソフトやWebメールにも迷惑メールを見分けて排除する設定などはありましたが、その精度があまり高くないために迷惑メールをスルーしてしまったり本来必要なメールを誤検知して排除してしまうことが多々ありました。あともう1つの大きな導入メリットとして「端末や状況、場所に関係なく利用できる」というところです。クラウドサービスなのでインターネット環境さえあれば利用可能です。PCやスマートフォンへのアプリケーションのインストールや管理が必要ないためコストの削減にもつながります。

「Google カレンダー」の導入でスケジュール調整に要していたコストや手間を大幅削減

今の時代、スケジュール管理ができるグループウェアはいくらでもあります。その中で「Googleカレンダー」が多くの企業に選ばれる理由として「他のサービスとの連携で使い方の幅がかなり広がる」とうところでしょう。実際に導入した企業の例として、元々は別のグループウェアを利用していてそこから「Google Workspace」に切り替えたところ作業効率の向上やミス、コストの削減につながったといいます。理由としては「元々利用していたグループウェアの場合、他のサービスとの連携がないのでいちいち別の画面を表示して入力して…という動作が多く非効率だったがGoogle Workspaceなら全てがこのサービス内で完結するので効率アップにつながった」とのこと。やはり「Google Workspace」のサービス連携は効率的で扱いやすく人気があるようです。

「Googleスプレッドシート」でリアルタイムな情報共有・共同編集を実現

「Google Workspace」の中でも人気のサービス「Google ドキュメント/ スプレッドシート/スライド」は会社の規模に関係なく様々な場面で利用されています。クラウドサービスなのでオフィス内、外出先、客先などそれぞれ違う場所にいてもリアルタイムで情報の共有ができるからです。例として、会社にある顧客情報データベースの一部をスプレッドシートに書き出し、それを元に客先とオフィスでリアルタイムな情報共有をすることでお客様を待たせることなく最新の情報を速やかに案内できる、などクラウドサービスかつリアルタイム編集が可能な「Google ドキュメント/ スプレッドシート/スライド」のメリットを活かした使い方で効率アップしている企業が多いようです。

「Google Workspace」ではたらき方をもっと自由に

いかがでしたでしょうか、「Google Workspace」を使えば企業の規模に関係なく様々な場面・用途で利用でき、コスト削減や効率アップにつながります。あなたの会社のちょっとした悩みから大きな懸念点まで解決してくれるかもしれません。

クラウドサービスはたくさんありますがその中でも「Google Workspace」の高いセキュリティと連携による一元化が人気で多くの企業に採用されています。「そんなの大企業だけでしょ?」や「ウチは小さい会社だから必要ない」とお考えの方でも考えが変わるかません。

弊社、ルートシステムでは30年のITノウハウ・知見を活かして「Google Workspace」の導入支援やそれに伴ったネットワークの構築など幅広いサポートを行っております。小さなことからでも構いませんのでお気軽にお問い合わせください。